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La metodología Getting Things Done (GTD) de David Allen
Introducción En 2001 David Allen publicó ‘Getting Things Done’, traducido al español como ‘ Organízate con eficacia’, un libro en donde exponía una metodología para conseguir una mayor productividad personal a la par que una mejora en la gestión del estrés. Esta metodología, conocida habitualmente por sus siglas, GTD, se ha convertido en una de las más afamadas en cuanto a productividad personal El problema de origen David Allen entiende que el origen de nuestros males en cuanto a gestión del tiempo y del estrés se encuentra en que tenemos demasiadas cosas en la cabeza: tareas pendientes, ideas sin anotar, proyectos personales, cosas que nos gustaría hacer, fechas señaladas a recordar… Muchas ‘cosas’ por hacer que residen únicamente en nuestra cabeza y que, al no estar adecuadamente recogidas, procesadas y sistematizadas, nos llevan a situaciones en que no hemos clarificado qué queremos conseguir realmente, qué es lo siguiente que debemos hacer o cuándo debemos acometerlo. Esta situación se ve agravada por el hecho de que los trabajos hoy día suelen tener fronteras poco definidas y cambian continuamente. La conjunción de esa indefinición en cuanto a nuestros objetivos, unida a la cantidad de cosas pendientes que mantenemos en nuestra cabeza, nos genera una situación de estrés, un estrés agudizado por la sensación de falta de control sobre todo lo que tenemos que hacer. La propuesta de David Allen consiste en recoger (recopilar) exhaustivamente absolutamente todas las ‘cosas’ que nos interesan y ocupan y procesarlas de forma sistemática. El mantener registradas, censadas y procesadas de forma continua todas las ‘cosas’ pendientes, libera a la mente de la preocupación por recordarlas, permite una mayor concentración en la tarea que se esté realizando en cada momento y nos habilita a renegociar con nosotros mismos objetivos, metas, fechas, etc GTD (Getting Things Done) es una metodología que se orienta, precisamente, a recopilar y procesar con un enfoque exhaustivo y sistemático todo aquello que nos atañe, interesa o preocupa. Enfoque horizontal y vertical A la hora de ordenar todas las tareas y proyectos, David Allen distingue entre un enfoque horizontal y otro vertical. 
En el enfoque horizontal intentamos abarcar todo lo que pueda captar nuestra atención en cada momento y se propone un flujo de trabajo para tratarlo. Este flujo de trabajo es, probablemente, la parte nuclear de la metodología GTD. Los cinco pasos del flujo, que veremos más abajo, son:
Probablemente, la aportación más relevante de David Allen y su metodología GTD sea el flujo detallado de cómo procesar ‘las cosas’ que nos atañen. El esquema del flujo es el que se representa en la siguiente figura: 
En él se representan como ‘botes’ los distintos almacenes o repositorios de información, como rombos los puntos de decisión y como recuadros las fases del procesamiento. Recopilación En la recopilación, recogemos todas las ‘cosas’ que nos atañen y que deben ser procesadas. 
En el método GTD es muy importante que esta recopilación sea exhaustiva, que se recoja todo, absolutamente todo lo pendiente de hacer, tanto lo personal como lo profesional, tanto lo grande como lo pequeño, tanto lo urgente como lo que no lo es. En la anotación de cosas pendientes se pueden utilizar diversas herramientas como son las bandejas físicas, el correo electrónico, libretas o aparatos electrónicos para tomar notas escritas o de voz. Todo lo que recogemos va a parar a un almacén conceptual que denominamos ‘la bandeja de entrada’ y que, como casi todos los almacenes de GTD pueden implementarse de diversas formas. Lo que sí es muy importante es minimizar el número de soportes para esas entradas y el vaciar periódicamente esas entradas. Según las ideas de Allen, en la recopilación está la clave para la eliminación del estrés. Para ello es preciso que nos aseguremos de que todo, absolutamente todo, ha sido recopilado. La tranquilidad que produce saber que todas nuestras tareas, proyectos y objetivos pendientes se encuentran adecuadamente censados y serán procesados sistemática y periódicamente, nos libera del estrés, además de aumentar la productividad. Procesamiento El procesamiento es la parte nuclear de la metodología. En él se recoge el tratamiento que deben tener todas las ‘cosas’, todo aquello que entra por la bandeja de entrada. 
Lo primero que hacemos es analizar lo que tenemos en la bandeja de entrada preguntándonos qué es, cuál es su naturaleza, para proseguir de la forma más adecuada. En primera instancia nos preguntamos si se requiere alguna acción. En caso afirmativo, debemos estimar el esfuerzo necesario. Si nos va a llevar menos de dos minutos ejecutar esa acción debemos hacerla (Hacer). Si requiere más de dos minutos, podemos tomar tres cursos de acción:
Los casos posibles en que no se requiera ninguna acción ofrecen, a su vez, tres variantes:
En el apartado de Organización nos centramos en los almacenes o repositorios de información. 
Ocho son los repositorios (si consideramos como tal también a la Papelera). Tres de estos repositorios, probablemente los que mejor caracterizan la metodología, son los que recogen acciones siguientes. Son estos:
Evaluación Es el proceso por el cual revisamos lo que tenemos pendiente, todos los almacenes, y tomamos decisiones acerca de ello. Lo primero establecer qué revisar y cuando. Algunos elementos de la organización serán revisados de forma sistemática y frecuente. Dos son principalmente los almacenes en los que aplicar esa política:
La acción es el objetivo final: hacer cosas. Una vez puesta toda la infraestructura lo que resta es actuar. Para ello, debemos decidir qué hacer en cada momento. Allen propone un modelo de cuatro criterios para decidir qué hacer. Los criterios son:
[1] “ORGANIZATE CON EFICACIA". David Allen. Empresa activa. ISBN 978-84-96627-08-6. [2] “SÉ MÁS EFICAZ". David Allen. Alienta Editorial. ISBN 978-84-92414-18-5. |
